Księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia ewidencji księgowej przez mikro i małych przedsiębiorców. Czym dokładnie jest księga przychodów i rozchodów, z czego się składa, kto jest zobowiązany do jej prowadzenia? Tego i wiele więcej dowiecie się z naszego artykułu.

Księga przychodów i rozchodów co to jest?

Księga przychodów i rozchodów to forma ewidencji księgowej, która służy do zbierania operacji gospodarczej w formie uproszczonej, stąd też wchodzi w skład tzw. uproszczonej księgowości. W KPiR księgowane są:

• zakupy towarów handlowych, materiałów podstawowych i inne koszty związane z takimi zakupami,
• wszelkiego rodzaju przychody ze sprzedaży towarów, usług i inne pozostałe przychody,
• wydatki w rozumieniu: wynagrodzeń w formie gotówki i każdej innej formie, a także wszelkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku, reguluje prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. KPiR można prowadzić zarówno w formie tradycyjnej – czyli papierowej, jak za pośrednictwem programów elektronicznych. Przedsiębiorcy ze względów estetycznych i praktycznych coraz częściej decydują się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej. Jednak, aby mogło to być prawidłowe, podatnik musi spełniać następujące warunki:

• określenie w formie pisemnej, instrukcji obsługi programu, który jest wykorzystywany do prowadzenia KPiR,
• korzystanie z takich programów, który zapewniają wgląd w treść dokonywanych zapisów i umożliwiają wydruk wszystkich danych w porządku chronologicznych – zgodnie w wzorem KPiR,
• przechowywanie danych na nośnikach danych, chroniąc je przed zniszczeniem i zniekształceniem, a także przed naruszeniem zasad ich przechowywania oraz modyfikacji w nieuprawniony sposób.

Księga przychodów i rozchodów dla kogo?

Księga Przychodów i Rozchodów, choć jest atrakcyjną i prostą formą prowadzenia ewidencji księgowej, nie jest przeznaczona dla wszystkich podmiotów działalności gospodarczej. Obowiązek jej prowadzenia mają:

• osoby fizyczne osiągające przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, a jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
• spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółki cywilne osób fizycznych.

Możliwość prowadzenia KPiR mają wyżej wymienione formy działalności gospodarczej, pod warunkiem, że ich przychody netto ze sprzedaży towarów, usług i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy, nie przekroczyły 2 000 000 euro – w równowartości w walucie polskiej. W przypadku przekroczenia tej kwoty, podatnicy są zobowiązani prowadzić pełną księgowość. Jest to zaawansowana, szczegółowa i najbardziej skomplikowana forma prowadzenia ewidencji księgowej.

Księga przychodów i rozchodów powinna być założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Księga przychodów i rozchodów – kto może być z niej zwolniony?

Istnieją pewne wyjątki, które pozwalają podatnikowi być zwolnionym z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów lub z niektórych czynności obejmujący zakres KPiR. Zgodnie z 4 rozporządzeniem w sprawie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów, zwolnienie z prowadzenia ksiąg może być uzasadnione w takich okolicznościach, jak:

• stan zdrowia i wiek osoby, która prowadzi działalność gospodarczą,
• rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności.

Jeśli podatnik chce skorzystać z możliwości zwolnienia z prowadzenia ksiąg, powinien złożyć pisemny wniosek w urzędzie skarbowym (przypisanym do jego miejsca zamieszkania), co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego miałoby obowiązywać zwolnienie. Jeśli działalność została rozpoczęta lub powstał obowiązek prowadzenia KPiR dla danej firmy w trakcie roku podatkowej, wniosek należy złożyć w ciągu 14 dni, od rozpoczęcia wykonywania działalności – lub obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Księga przychodów i rozchodów a warunki jej przechowywania

Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów powinno być przestrzegane według określonych kryteriów. Przede wszystkim powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia działalności lub w miejscu, które podatnik wskaże, jako siedzibę firmy. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego, w każdym z zakładów KPIR powinna być przechowywana. Istnieje możliwość prowadzenia wspólnej księgi dla wszystkich zakładów, ale tylko pod warunkiem, że w każdym z zakładów prowadzona będzie co najmniej ewidencja sprzedaży. Jeśli przedsiębiorca powierzył prowadzenie księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowego, księga może być przechowywana zarówno w biurze rachunkowym, jak i w miejscu wykonywania działalności.

Co nie podlega wpisom do księgi przychodów i rozchodów?

Prowadząc księgę przychodów i rozchodów, należy wiedzieć również, jakie zdarzenia gospodarcze nie podlegają pod KPiR.

Przepisy jasno wskazują, które ze zdarzeń gospodarczych nie podlegają wykazaniu w księdze przychodów i rozchodów. Zalicza się do nich:

• Zaliczki – czyli częściowe przedpłaty na dostawy towarów, materiałów, czy wykonanie usług. Zgodnie z przepisami nie stanowią one przychodu, który podlega opodatkowania.
• Koszty inwestycji w trakcie realizacji – jeśli w wyniku rozpoczęcia inwestycji, powstanie środek trwały przekraczający swoją wartością 10 000 zł, nie podlega on wpisom do księgi przychodów i rozchodów. Wpisy mogą mieć miejsce po zakończeniu inwestycji lub przejęciu do użytkowania, poprzez odpisy amortyzacyjne. Przy czym należy pamiętać o gromadzeniu dokumentów, potwierdzających wydatki związane z realizowaną inwestycją, aby móc ustalić początkową wartość środku trwałego.
• obrót opakowaniami zwrotnymi – taki wpis nie stanowi przychodu, podlegającego opodatkowaniu, gdy opakowania zwrotne wydawane są podatnikom za kaucją.
• otrzymanie jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Chociaż Księga Przychodów i Rozchodów stanowi prostą formę ewidencji księgowej, prowadzenie jej przez osobę nieposiadającą wiedzy w zakresie księgowości, może przyczynić się do powstania błędów w księdze. Dlatego warto skorzystać z usług wykwalifikowanej kadry – Biuro Rachunkowe Gdańsk zapewnia najwyższej jakości obsługę księgową dla firm.