Każda firma szanuje i chroni swoje dane, dlatego przy wyborze biura rachunkowego aspekt bezpieczeństwa jest niezwykle istotny. Korzystając z usług nowoczesnego biura rachunkowego, w pewnym stopniu kontrolę nad ochroną danych przekazuje się podmiotowi zewnętrznemu, który zazwyczaj korzysta z własnych systemów, w wyniku czego dane finansowe podlegają w najlepszym przypadku innym procedurom zabezpieczającym niż te, które stosuje firma zlecająca usługi. Niestety często zdarza się również, że nie są w żaden sposób chronione.
W celu weryfikacji, czy dane będą chronione, warto skorzystać z pomocy wewnętrznych służb lub zewnętrznej firmy doradczej, która przeprowadzi audyt bezpieczeństwa potencjalnego zleceniobiorcy. Należy zadać reprezentantom biura rachunkowego kilka istotnych pytań:
- czy posiada spisaną wewnętrzną politykę bezpieczeństwa,
- jak zapobiega wyciekowi danych,
- jak zabezpiecza swoje serwery,
- jak zapobiega utracie danych.
Aktywne podejście do realizacji zadań
Często stosowaną praktyką biur rachunkowych jest bierne oczekiwanie na przesłanie dokumentów przez klienta i tym samym zrzucenie na niego odpowiedzialności w przypadku opóźnień z przygotowywaniem dokumentów.
Dlatego też biuro rachunkowe powinno przedstawić potencjalne możliwe obiegi dokumentów:
- posiadane narzędzia usprawniające obieg,
- propozycje klasycznego, „papierowego” obiegu, bądź innego, alternatywnego,
- czy współpraca jest możliwa bez przesyłania oryginalnych dokumentów,
- możliwość wykorzystywania e-faktur.
Parametry zabezpieczeń danych jako determinanty wyboru partnera księgowego
Podmioty gospodarcze, mając na względzie ochronę swoich informacji finansowych, poddają rygorystycznej ocenie mechanizmy bezpieczeństwa stosowane przez biura rachunkowe. Szanując prywatność swoich danych, przedsiębiorstwa delegują odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo na wybrane biuro rachunkowe. Zaleca się wykonywanie due diligence poprzez audyty, które mogą być przeprowadzone niezależnie lub przez dedykowane służby wewnętrzne. Istotnym aspektem pozostają pytania dotyczące:
-
-
- dokumentacji polityk bezpieczeństwa w firmie zewnętrznej,
- stosowanych strategii zapobiegających nieautoryzowanemu dostępowi do danych,
- metod zabezpieczenia infrastruktury serwerowej,
- mechanizmów ochrony przed utratą danych.
-
Proaktywne podejście w zarządzaniu dokumentacją
Biura rachunkowe, które przejmują inicjatywę w procesie dokumentacyjnym, zyskują uznanie na tle tych, które wyłącznie pasywnie oczekują na dostarczenie dokumentów od klientów. Przełamując stereotypową pasywność, takie biuro powinno przedstawić swoje procedury obiegu dokumentów. Oferując innowacyjne narzędzia cyfrowe lub alternatywne rozwiązania dla klasycznego obiegu dokumentów papierowych. Kluczowe jest także ustalenie, czy współpraca może być efektywna bez konieczności przesyłania oryginałów, oraz jaka jest możliwość adaptacji systemów do pracy z e-fakturami.